Intranetová aplikace pro interní akty řízení
SIAŘ nahrazuje směrnice rozesílané e-mailem. Pokyny, rozhodnutí, příkazy, provozní řády i metodiky mají jedno místo, jasný stav a schvalovací postup. U dokumentů, kde na tom záleží, zůstává dohledatelný záznam o tom, kdo a kdy potvrdil seznámení.
Situace, které zná skoro každá organizace s vlastními vnitřními předpisy.
Dokument má tři verze ve třech schránkách. Kdo si má pamatovat, která příloha je ta poslední?
V SIAŘ Každý akt má jedno místo, číslo, datum zveřejnění, platnost, účinnost a viditelný stav – rozpracovaný, schválený, účinný, zrušený.
Podpisové archy se ztrácejí, e-mail „beru na vědomí“ nikdo nearchivuje.
V SIAŘ Seznámení se potvrzuje tlačítkem – a to až poté, co si člověk otevřel nebo stáhl všechny přílohy. Potvrzení se zapíše do historie aktu.
Kde se dokument zasekl? U koho leží? Kdo ho vlastně schválil a kdy?
V SIAŘ Schvalovací postup je součástí aktu. Každý krok má jméno, čas a výsledek, schvalovatel má vlastní frontu „Ke schválení“.
„Zeptej se kolegy, on ti to pošle.“ Nástup pak stojí na tom, co si kdo pamatuje.
V SIAŘ Kategorie odpovídají členění organizace a člověk vidí jen to, na co má oprávnění. Co má přečíst, najde v sekci Potvrzení.
Soubor smernice_final_v3.pdf vám neřekne nic o tom, co je uvnitř.
V SIAŘ Fulltext hledá v názvech dokumentů, v názvech příloh i přímo v jejich obsahu. U skenů pomáhá OCR.
Snímky pocházejí z veřejného dema, které běží na smyšlených datech.
Přehled a kategorie
Vlevo kategorie, vpravo dokumenty seskupené po letech. U každého aktu je datum zveřejnění, číslo, název a barevný stav. Seznam jde zúžit na účinné dokumenty nebo pokročilou filtrací; aktivní filtry jsou pořád vidět.
Hledání
Zaškrtnutím si vyberete, kde se má hledat: v názvech dokumentů, v názvech příloh, nebo přímo v obsahu příloh. Slovo ukryté uvnitř PDF nebo tabulky tak dohledáte i bez znalosti názvu souboru. U naskenovaných dokumentů se text získává pomocí OCR, takže se najde i to, co je „jen obrázek“.
Detail a přílohy
Detail aktu ukáže popis, číslo, datum zveřejnění, platnost, účinnost, autora a seznam příloh. Přílohu si člověk buď stáhne, nebo ji otevře rovnou v prohlížeči – bez instalace čehokoliv na počítač.
Založení aktu
Nahrajete přílohy (klidně několik najednou), vyplníte název, popis, kategorii, číslo a data zveřejnění a účinnosti. Akt můžete uložit jako rozpracovaný a vrátit se k němu, nebo ho rovnou poslat do schvalování.
Schvalování
Kroky mohou jít po sobě (druhý schvalovatel se dozví o dokumentu až poté, co podepíše první), nebo běžet souběžně. Notifikace chodí tomu, kdo je právě na řadě – ne všem najednou.
Potvrzení seznámení
U aktů, kde se seznámení vyžaduje, je v detailu tlačítko „Potvrzuji seznámení s dokumentem“. Aktivní je až ve chvíli, kdy si člověk otevřel nebo stáhl všechny přílohy – aplikace hlídá, kolik z nich už prošel.
Pohled zaměstnance
Sekce „Potvrzení“ ukáže člověku účinné dokumenty, u kterých se po něm potvrzení čeká, a pustí ho rovnou do dokumentu. Počet nevyřízených položek nese odznak v hlavičce, takže se na ně nezapomene.
Přehled potvrzení
Správce dokumentů a vedení vidí seznam aktů, které vyžadují potvrzení, a u každého poměr už potvrzených osob. Zelený odznak znamená hotovo, šedý znamená, že se ještě čeká.
Notifikace
Zvonek v hlavičce sbírá události, které se člověka týkají: akt čeká na jeho schválení, dokument byl schválen, jiný zamítnut i s odkazem na komentář schvalovatele. Barva zprávy odliší, co spěchá, a vyřízené položky jdou odbavit jednotlivě nebo všechny najednou.
Historie a vazby
U každého aktu je tabulka historie: datum a čas, jméno, akce (vytvoření, schválení, potvrzení) a poznámka. Pod ní jsou vazby na související akty se štítky nahrazuje, doplňuje a odkazuje na.
Zastoupení
Před odjezdem si nastavíte zástupce na konkrétní období a s poznámkou proč. Zástupce se pak může přepnout do režimu „vydávat se za“ a pracovat s akty jménem zastupované osoby – bez sdílení hesla.
Nastavení, které se dělá jednou na začátku – a pak už jen výjimečně.
Oprávnění
Vyberete roli a zaškrtáte, co smí v jednotlivých kategoriích dělat – číst dokumenty, zakládat nové, upravovat, mazat a vidět potvrzení přečtení všech dokumentů v kategorii. Změny se projeví hned po uložení.
Role z Active Directory
Pravidlo je podmínka nad údaji z Active Directory – nad organizační jednotkou a členstvím v doménových skupinách – a přiřazuje roli v aplikaci. Když na člověka sedí víc pravidel, rozhodne priorita. Role se přepočítá při přihlášení.
Kategorie a podkategorie si organizace pojmenuje sama a přidá jim kód, barvu i popis. Struktura odpovídá tomu, jak své předpisy člení.
Pravidla patří ke kategorii: u které události se ozve, s jakou prioritou, jestli e-mailem nebo jen v aplikaci a komu – schvalovatelům, tvůrci, konkrétním rolím, nebo příjemcům podle nastavení dokumentu. Nová kategorie si je zkopíruje z existující.
Účty z AD i lokální na jednom místě, u každého úroveň oprávnění a aplikační role. Zablokované účty mají vlastní záložku.
Název aplikace v hlavičce, doba nečinnosti pro automatické odhlášení nebo interaktivní nápověda, která uživatele krok za krokem provede aplikací.
Kompletní historie zpráv, které systém zpracoval, i s jejich obsahem. V režimu dry-run se e-maily neodesílají, ale v logu se objeví – ideální při zavádění.
Provozní záznamy s úrovní, kategorií a kontextem – přihlášení s IP adresou, rozeslané notifikace i varování systému. Filtrovat jde podle úrovně i kategorie.
Cesta jednoho aktu od založení až po dohledatelné potvrzení.
Vyplní název, kategorii, číslo a data platnosti, přiloží dokument a nastaví, kdo ho má schválit.
Schvalovatelé se střídají podle nastavených kroků. Každý dostane notifikaci, až je na řadě, a jeho rozhodnutí se zapíše do historie.
Akt se objeví v přehledu své kategorie. Komu se týká, ten dostane upozornění v aplikaci i e-mailem podle nastavených pravidel.
Po otevření všech příloh potvrdí seznámení jedním tlačítkem. Kdo to ještě neudělal, je vidět v přehledu potvrzení.
Aplikace pro vnitřní předpisy musí být nudně spolehlivá. To je záměr.
Lidé se hlásí svým doménovým účtem. Pro externisty a výjimky slouží lokální účty přímo v aplikaci.
Podle pravidel nad organizační jednotkou a skupinami se uživateli přidělí role sama. Odchod z oddělení tak nezůstane jen na papíře.
Čtení, zakládání, úpravy a schvalování se řídí po kategoriích. Uživatel pracuje jen s těmi, na které má právo.
Opakované chybné pokusy zablokuje aplikace dřív, než by doménový účet zamkl samotný AD. Uživatel tak nepřijde o přístup do ostatních systémů.
Vytvoření, úprava, schválení, potvrzení seznámení i přihlášení mají záznam s časem, uživatelem a IP adresou.
Zástupce jedná pod svým účtem a jeho kroky jsou v historii rozeznatelné. Administrátorská práva se zastoupením nepřenášejí.
Dobu nečinnosti si organizace nastaví sama. Nikdo tak nenechá otevřený SIAŘ na sdíleném počítači na stanici.
SIAŘ běží u vás. Žádný cloud, žádné přenášení dokumentů k dodavateli.
Aplikace vznikla pro hasičský záchranný sbor. Používat ji ale může každá organizace s vnitřními předpisy.
Pokyny a rozhodnutí ředitele, metodické pokyny, provozní řády stanic. Prostředí, ze kterého SIAŘ vyrostl.
Směrnice, příkazy tajemníka a vnitřní předpisy s jasnou platností, účinností a dohledatelným schválením.
Ošetřovatelské standardy a provozní řády, u kterých je potřeba doložit seznámení personálu.
Dokumentace k ISO, bezpečnost práce, pracovní postupy. Kontrola i audit se ptají na totéž: kdo to četl?
Kdekoliv, kde vnitřní předpisy dnes kolují e-mailem a nikdo si není jistý, která verze je ta platná.
Veřejné demo běží na smyšlených datech a každou noc ve 3:00 se vrátí do výchozího stavu. Nemůžete tam nic pokazit.
Na přihlašovací stránce stačí kliknout na kartu role – aplikace vás rovnou přihlásí. Přihlásit se můžete i ručně těmito údaji:
Zakládá a upravuje akty ve všech kategoriích, sleduje potvrzení přečtení.
spravce@siar.demoheslo: demo1234
Schvaluje nebo zamítá akty čekající na podpis a vidí průběh schvalování.
reditel@siar.demoheslo: demo1234
Čte platné akty a potvrzuje seznámení s těmi povinnými. Akty zakládat nemůže.
zamestnanec@siar.demoheslo: demo1234
Otevřít demo demo.siar.latency.cz
Nemusíte. SIAŘ umí pracovat s lokálními účty založenými přímo v aplikaci. Pokud AD máte, získáte navíc přihlašování doménovým účtem a automatické přidělování rolí podle pravidel nad organizační jednotkou a skupinami. Oba způsoby se dají kombinovat.
Na vašem serveru. SIAŘ se nasazuje on-premise jako sada kontejnerů (aplikace, databáze, fulltextové vyhledávání, plánované úlohy) za vaším webovým serverem. Dokumenty ani auditní stopa neopouštějí vaši infrastrukturu a zálohování si řídíte sami.
Ano, s převzetím existující evidence počítáme. Podle toho, v jaké podobě dokumenty dnes máte – na sdíleném disku, v tabulce, ve starší aplikaci – se domluvíme na způsobu převodu a na tom, kolik metadat se podaří přenést automaticky. Napište nám a projdeme to.
Ano. Aplikace nepotřebuje připojení ven a funguje i v oddělené síti. Pro rozesílání notifikací e-mailem stačí interní SMTP server; bez něj zůstanou notifikace v aplikaci.
Nastaví si zástupce na konkrétní období. Zástupce uvidí dokumenty čekající na schválení ve své frontě a může se přepnout do režimu „vydávat se za“, tedy pracovat s akty jménem zastupované osoby. Heslo se nikomu nepředává, kroky zástupce jsou v historii rozpoznatelné a administrátorská práva se zastoupením nepřenášejí.
Každý akt má datum zveřejnění, platnost od – do, datum účinnosti a viditelný stav (rozpracovaný, schválený, neschválený, účinný, zrušený). V detailu je karta „Stav aktu“, která shrnuje, zda je dokument účinný a kdo ho schválil. Seznam jde přepnout na zobrazení jen účinných dokumentů a u aktu jsou vidět vazby na akty, které nahrazuje nebo které na něj odkazují.
Ano. Strom kategorií i jejich názvy si organizace nastavuje sama a název aplikace v hlavičce je také součástí nastavení. Oprávnění se přiřazují na jednotlivé kategorie, takže členění může odpovídat vaší organizační struktuře.
Napište nám, co ve své organizaci řešíte. Ozveme se a projdeme s vámi, jestli vám SIAŘ pomůže – a co by nasazení obnášelo.
nebo rovnou na info@latency.cz
